Да надо-то даже не письмо, а просто короткую информацию: мол, собираем собрание с целью знакомства, обсуждения насущных проблем (отдельно указать: в том числе строительство 3хэтажного офисного центра на площадке отдыха, который перекроет проход) и поиска способов их решения. Время и место такое-то (можно как раз на этой площадке, допустим, вечером в будни или когда-то в выходной).
